ระบบ ECM คืออะไร? จำเป็นอย่างไรต่อการทำธุรกิจในปัจจุบัน

    ในยุคที่การทำธุรกิจสามารถขับเคลื่อนด้วยข้อมูล การบริหารจัดการข้อมูลในองค์กรจึงเป็นเรื่องสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม และคิดว่าหลายบริษัทควรให้ความสำคัญกับระบบการจัดการข้อมูลขององค์กรอย่างจริงจัง เพื่อขับเคลื่อนองค์กรสู่ความทันสมัย และวันนี้เราจะพาทุกคนไปทำความรู้จัก ระบบ ECM หรือ Enterprise Content Management ซึ่งมีความจำเป็นอย่างมากในการทำธุรกิจในยุคปัจจุบัน ระบบ ECM แท้จริงแล้วคืออะไร และที่ว่าสำคัญนั้นคืออย่างไร สามารถตามไปหาคำตอบได้ในบทความนี้เลย 

ระบบ ECM หรือ Enterprise Content Management คือเครื่องมือสำหรับใช้จัดการการดำเนินงานทางธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นการจัดทำเอกสาร และการจัดการและจัดเก็บรักษาข้อมูลขององค์กร โดยระบบ ECM จะเป็นเครื่องมือที่ช่วยจัดเก็บข้อมูลและเอกสารต่าง ๆ ให้อยู่ในรูปแบบ Electronic คือไม่ได้เป็นรูปแบบกระดาษ เหมือนในอดีตที่ผ่านมา โดยการจัดเก็บข้อมูลและเอกสารขององค์กรในรูปแบบนี้ จะช่วยให้การดำเนินงานขององค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และมีความสะดวก รวดเร็วกว่าการใช้กระดาษแบบเดิมเป็นอย่างยิ่ง นับได้ว่าเป็นการขับเคลื่อนองค์กรของคุณเข้าสู่ Digital Transformation อย่างแท้จริง

เพื่อเพิ่มความเข้าใจเกี่ยวกับระบบ ECM กันให้มากขึ้นไปอีก เราลองมาดูองค์ประกอบของ ECM กัน โดยระบบบริหารจัดการข้อมูลขององค์กรที่ได้รับความนิยมกันในตอนนี้ จะประกอบไปด้วย

1. ระบบจัดการข้อมูลเอกสารในองค์กร (Document Management) ซึ่งเปรียบเสมือนการสร้างคลังจัดเก็บข้อมูลที่มีความเป็นระเบียบตามโครงสร้างการจัดเก็บเอกสารขององค์กร โดยมีการจัดสรรสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลนั้น ๆ ให้กับบุคลากรในองค์กรที่แตกต่างกัน รวมไปถึงการจัดสรรให้บุคลากรสามารถดำเนินการต่าง ๆ กับไฟล์เหล่านั้นได้แตกต่างกัน โดยบุคลากรสามารถดำเนินการอัปโหลดไฟล์ ดาวน์โหลดไฟล์ สืบค้นไฟล์ จะต้องได้รับสิทธิ์ในการจัดการไฟล์และเข้าถึงไฟล์ตามหน้าที่ของตนเสียก่อน เพื่อความเป็นปลอดภัย และความมีประสิทธิภาพในการดำเนินงาน

2. ระบบจัดการเนื้อหาบนเว็บไซต์ (Web Content Management) โดยระบบ ECM จะทำหน้าที่ในการรวบรวมการจัดการเนื้อหาบนเว็บไซต์ โดยจัดการเนื้อหาว่าส่วนใดที่ต้องการจะเผยแพร่ภายในองค์กร หรือข้อมูลบางสิ่งจำเป็นต้องเผยแพร่สู่ภายนอกองค์กร เพื่อให้บุคลากรภายในและบุคคลภายนอกง่ายต่อการเข้าถึงข้อมูลในส่วนที่เผยแพร่

3. ระบบจัดการข้อมูลไฟล์ดิจิทัล (Digital Asset Management) ไฟล์ดิจิทัลไม่ได้มีเพียงไฟล์ Word, Excel, PowerPoint และ PDF แต่ยังรองรับการอัปโหลดและจัดการไฟล์ได้ทุกประเภท โดยบุคลากรสามารถเข้าไปใช้งาน แก้ไขไฟล์ หรือดำเนินการกับไฟล์ได้ตามสิทธิ์และหน้าที่ของตนเอง

4. การทำงานร่วมกันเป็นทีม (Collaboration) เป็นส่วนสำคัญที่ทำให้การจัดการองค์กรมีประสิทธิภาพสูงขึ้น เนื่องจากในระบบ ECM มีโมดูลในการส่งต่อเอกสาร การทำวงจรการทำงานขององค์กร (Workflow) และมีการแก้ไขเอกสารร่วมกัน

สำหรับหลายองค์กรที่ยังไม่ได้นำระบบ ECM มาใช้ในการจัดการข้อมูลองค์กรของตน แนะนำว่าให้รีบนำมาใช้ เพื่อจะได้ก้าวทันการแข่งขันในยุคดิจิทัล และเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและการบริหารองค์กรอีกด้วย